Khi nào là thích hợp khi sử dụng " Dear anh/chị". Trong thế giới kinh doanh ngày này, câu trả lời là " Không khi giờ". Tôi sẽ có thể chấp nhận, “50 năm trước” hay " trên thiên đàng” nếu buộc phải đưa ra câu trả lời. Vấn đề là hình thức đó lịch sự, thể hiện đúng văn phong trong kinh doanh và bạn đã thấy nó được thực hiện vô số lần, nhưng tại sao bạn nên tránh nó?
Nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng 121 email mỗi ngày và chỉ gửi khoảng 40 email. Điều đó có nghĩa là họ ngày càng nhận được nhiều email hơn bao giờ hết cũng như họ phản hồi ít hơn.
Rõ ràng là bạn muốn thu hút sự chú ý của người nhận mail trong khoảng 30 giây hoặc ít hơn thếvà tất nhiên việc bắt đầu với “Dear anh hoặc chị” không phải là cách tuyệt vời để thực hiện việc này. Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn không bao giờ nên sử dụng "Dear anh chị" và một số lựa chọn thay thế.
Tại sao bạn không nên sử dụng “Dear anh hoặc chị”
1. Nó thể hiện sự lười biếng
Trong thời đại của internet, bạn có thể tìm thấy hầu hết tên và thông tin của bất kỳ ai, vì vậy hãy dành thời gian trên trang web của công ty họ hoặc trang LinkedIn để thu thập manh mối về những người bạn nên gửi email.
Nếu bạn cần gửi email đến người quản lý tiếp thị của công ty nhưng không có thông tin của họ, hãy gửi một email khám phá tới hộp thư đến chung của công ty - thường được tìm thấy trên trang “Về chúng tôi” ( About Us) hoặc “Liên hệ với chúng tôi” (Contact Us). Hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân và yêu cầu trợ giúp của quản trị viên kết nối với đúng người.
Việc này sẽ cần nhiều thời gian hơn gửi tin nhắn trực tiếp và không được gửi đến nhóm hoặc người mà bạn đang cố gắng tiếp cận, nhưng cách tiếp cận này cũng cho biết bạn quan tâm đến việc tìm hiểu người này là ai và cách giải quyết chúng một cách chính xác. Bạn cũng có nhiều khả năng nhận được phản hồi về yêu cầu trợ giúp này hơn là nếu bạn gửi một email được soạn bắt đầu bằng "Dear Anh hoặc Chị".
Một trường hợp phổ biến khác mà sử dụng “Dear Anh hoặc Chị” là khi chuyển sang thư xin việc hoặc tiếp tục cho một công việc. Rất khó để biết bạn đang gửi đơn đăng ký của bạn đến ai, nhưng đây không phải là lý do để bạn gửi một lời chào "Dear Anh hoặc Chị" và cho rằng như vậy là tốt.
Thay vào đó, hãy tùy chỉnh nó để gửi cho bộ phận mà bạn đăng ký hoặc người quản lý tuyển dụng, những người chắc chắn sẽ đọc thư của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang gửi thư apply một công việc trong Bộ phận bán hàng, hãy gửi thư với lời chào “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Kính gửi [Tên công ty]- Bộ phận bán hàng”. Những lời chào này thân thiện hơn, ít hình thức hơn và sẽ tạo cho bạn một ấn tượng ban đầu.
2. Mạo hiểm
Chắc chắn rằng khi nhìn vào mail của ai đó bạn không thể biết chắc được người đó là anh hay chị. Nếu bạn đoán giới tính của người mà bạn liên hệ - và đoán sai - mặc nhiên bạn sẽ ngay lập tức bị treo cờ đỏ và họ sẽ hoài nghi rằng họ có mạo hiểm không khi quyết định hợp tác với bạn.
Thậm chí trước khi bạn bắt đầu cho họ biết lý do email của bạn, bạn đã chứng minh rằng bạn đã không dành thời gian để tìm hiểu xem họ là ai. Vì vậy, tại sao họ nên dành thời gian để nghe những gì bạn phải nói?
Theo nguyên tắc, không bao giờ nên khẳng định người nhận email của bạn là Anh hay Chị, ngay cả khi tên hoặc địa chỉ email của họ cho bạn niềm tin như vậy, thay vào đó một hoặc những lời chào khác sẽ phù hợp hơn. Hãy dành thời gian để tìm hiểu xem họ là ai, và nếu bạn có tên của họ, hãy sử dụng nó trong lời chào của bạn.
3. Đó là dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn
Thường có hai trường hợp trong đó bạn sử dụng hay sử dụng " Dear Anh/chị" nhất. Một là bạn thực sự không biết tên của người nhận và bạn vẫn gửi email cho họ. Hai là bạn gửi email hàng loạt mà không có thời gian hoặc tài nguyên để cá nhân hóa email đó.
Những tình huống này cho thấy các dấu hiệu liên quan đến vấn đề tiếp cận vấn đề và thông tin của bạn. Nếu bạn không biết tên người nhận email của mình nhưng vẫn cảm thấy bạn phải gửi email cho họ, vậy thì hãy xem xét chiến lược tiếp cận, kết nối khách hàng của bạn.
Hãy dành thời gian để tìm hiểu xem bạn đang gửi email cho ai, hãy kết nối với họ trước bằng cách theo dõi và tham gia với họ trên mạng xã hội . Như vậy bạn sẽ có tỷ lệ phản hồi tốt hơn từ họ và có cơ hội mở rộng mối quan hệ của mình.
Nếu bạn đang gửi email hàng loạt và tự thấy mình không có thời gian hoặc tài nguyên để tùy chỉnh phạm vi tiếp cận của mình thì đây là một vấn đề lớn hơn. Một nghiên cứu gần đây của Experian cho thấy các email được cá nhân hóa nhiều có tỷ lệ mở mail lớn hơn gấp tám lần so với các email gửi hàng loạt và tất nhiên nó sẽ đem lại doanh thu lớn hơn.
4. Nó giống như nói, "Xin chào, tôi là một người lạ"
"Dear Anh/ Chị" giống như bắt đầu một email với, "Hi, tôi là một người lạ," hoặc "Bạn không biết tôi nhưng ..." Nếu bạn là một nhân viên bán hàng, chắc chắn bạn không muốn bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng như vậy.
Bạn muốn trở nên quen thuộc và thân thiện nhất có thể - và điều đó đòi hỏi bạn phải nghiên cứu và tìm hiểu trước về họ.
Các lựa chọn thay thế “Dear Anh hoặc Chị”
Chúng ta đã nói về lý do tại sao bạn không nên để "Dear Anh hoặc Chị" , nhưng bạn cần một cái gì đó để sử dụng thay thế. Vì vậy, nó là gì? Dưới đây là một vài lựa chọn thay thế tốt:
“Xin chào, [Chèn tên nhóm]”
“Xin chào, [Chèn tên công ty]”
“Kính gửi, người quản lý”
“Thân mến, [Tên]”
"Xin chào"
“Xin chào”
“Thân mến [Chức vụ]
Sự khéo léo, nỗ lực và thời gian là ba thành phần ma thuật cần thiết để gửi email thành công cho doanh nghiệp và thể hiện bạn là một người có trách nhiệm . Hãy chắc chắn rằng bạn chú ý tới mỗi phần của một bức thư - không có phần nào là không quan trọng hoặc không đáng kể.
Bạn nghĩ rằng bạn đã tự tin để giao tiếp với khách hàng lần đầu qua email? Nhận ngay 10 email template để việc kết nói lần đầu qua email với khách trở nên hiệu quả hơn!
Để nhận được thêm các bài viết, tips & tricks về marketing automation, bạn vui lòng subscribe Blog của GrowSteak theo mẫu bên dưới. Hoặc like fanpage GrowSteak - Giải pháp tăng trưởng doanh nghiệp để liên tục được cập nhật.
