Rất nhiều công ty chọn cách báo cáo công việc bằng Excel do không đủ ngân sách và thời gian để nghiên cứu sử dụng một phần mềm hỗ trợ công việc cho sales.
Tuy nhiên Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu, với các công ty có số lượng khách hàng không nhiều và các doanh nghiệp B2C nhỏ lẻ. Nếu bạn đang vươn tới quản lý và nuôi dưỡng số lượng khách hàng từ 100 người trở lên, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng cho sales.
Dưới đây là những lý do tại sao bạn không nên sử dụng excel để quản lý dữ liệu khách hàng:
Khi bạn bắt đầu khởi nghiệp, có vẻ Excel là người bạn cũ thân thiết đủ hỗ trợ bạn. Từ việc thực hiện các tính toán tổng hợp cho đến lưu trữ thông tin dữ liệu khách hàng.
Thực tế là Excel rất tiện dụng, dễ cài đặt và dễ sử dụng.
Đối với các doanh nghiệp với ngân sách thấp, Excel rất lý tưởng để quản lý công việc. Tuy nhiên, đối với 2 trường hợp sau thì bạn bắt đầu phải tính đến việc thay thế Excel:
1. Bạn muốn người khác cộng tác trên dữ liệu của bạn
2. Doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô
Quản lý bán hàng bằng Excel không phù hợp khi quy mô doanh nghiệp thay đổi
Hiện tại sử dụng Excel để quản lý đầu việc cũng đã dễ dàng hơn nhiều vì Google cho ra mắt Google Bảng Tính giúp mọi nhân viên có thể có được phiên bản của công việc cập nhật mọi lúc, mọi nơi. Nhưng Excel cũng rất dễ gây thiếu sót, nhầm lẫn, và không phải là một cách hiệu quả để làm việc.
Giả sử bạn phải liên hệ với 20 khách hàng tiềm năng, trong khi số lượng tháng trước mới chỉ là 3 khách hàng. Lúc này, danh sách gửi mail của bạn cần phải được lưu trữ tốt hơn, bạn sẽ khó có thể theo dõi mọi tương tác của mọi khách hàng tiềm năng và khó xác định được khách hàng đang ở giai đoạn nào trong phễu chuyển đổi.
Đây là lúc bạn nhận ra Excel chưa đủ để quản lý các đầu việc.
Và cũng là lúc phải nói lời tạm biệt với các công cụ đã lỗi thời, không còn phù hợp với doanh nghiệp. Khi Excel hỗ trợ không hiệu quả và làm mất nhiều thời gian của bạn trong quá trình làm việc, đó là lúc bạn nên thay thế Excel bằng CRM.
CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng CRM để tạo và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng của họ. Một số doanh nghiệp cũng sử dụng CRM để làm marketing automation, đây là một tiện ích bổ sung tuyệt vời của CRM. Về bản chất, CRM là một phần mềm hoàn thiện dành cho team sales quản lý các mối quan hệ kinh doanh. Cụ thể hơn, CRM cho phép bạn tạo hồ sơ cá nhân cho mỗi khách hàng tiềm năng, theo dõi mọi giao dịch, thực hiện cuộc gọi, gửi email, tạo báo cáo, thiết lập cuộc họp, thêm ghi chú, chia sẻ tệp và xem xét mọi tương tác bạn từng có với khách hàng tiềm năng.
Xem thêm: 7 dấu hiệu báo động doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống CRM
CRM có cả một gói tiện lợi. Một nền tảng có ít nhất 8 thứ dành cho nó:
1. Nền tảng cho phép nhân viên trao đổi công việc
Đây là lợi thế lớn nhất của CRM so với Excel. Khi sử dụng CRM, sales manager có thể giao khách hàng tiềm năng nào đó cho một nhân viên trong đội ngũ, và nhân viên đó có thể thực hiện cuộc gọi ngay từ CRM. Một số CRM thậm chí còn có tính năng hộp thoại nội bộ team- một hộp thư chung cho tất cả các thành viên của nhóm, vì vậy các thành viên trong nhóm đang có mặt có thể bước vào và tiếp nhận các cuộc hội thoại quan trọng trong trường hợp một đồng nghiệp nào đó không có mặt ở đó.
2. Thiết lập đơn giản, tích hợp trong một nền tảng
Khi bạn sử dụng Excel, bạn cũng cần một ứng dụng email, phần mềm gọi điện, lịch và một loạt các công cụ khác để quản lý doanh số của bạn. Hãy tưởng tượng một công cụ với tất cả các tính năng này. Đó là nơi mà một CRM bán hàng giữ lợi thế. Có ba lợi ích quan trọng của việc sử dụng công cụ bán hàng:
• Giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu
• Giúp bạn làm việc năng suất hơn
• Doanh số của bạn (và dữ liệu) được tổ chức tốt hơn
3. Tự động hóa (Automation)
Tự động hóa là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà Excel lại không hề có, vì vậy các dữ liệu được cập nhật thủ công. Nhưng CRM thì khác.
Giả sử để lấy thông tin khách hàng tiềm năng, bạn đặt biểu mẫu trên website. Thông thường, khi khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu, bạn nhận được một thông báo qua email với các chi tiết khách hàng tiềm năng và bạn đi đến tệp Excel của mình. Bạn nhập chi tiết thông tin vào các ô tương ứng.
Và bạn luôn phải lặp đi lặp lại quy trình này mỗi khi có thêm một khách hàng tiềm năng trên web.
Với công cụ CRM, bạn có thể tự động hóa hoạt động này. Mỗi khi ai đó điền vào biểu mẫu của bạn, họ sẽ được ghi danh vào danh sách khách hàng tiềm năng trong CRM của bạn. Chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Và đây chỉ là một trong rất nhiều tính năng tự động của CRM.
4. Liên tục theo dõi khách hàng
Bạn không thể gửi email cho khách hàng mà cũng càng không thể theo dõi được tình hình hiệu quả hoạt động của các email ra sao. Với CRM bán hàng, bạn có thể theo dõi xem email của bạn có được khách hàng mở xem không qua tỷ lệ mở mail (OR), biết liệu khách hàng có nhấp vào liên kết đính kèm trong mail không qua CTR, hành vi của khách hàng tiềm năng trên trang web / sản phẩm của bạn trên thực tế mỗi bước đi của khách hàng tiềm năng. Tất cả thông tin này được cập nhật liên tục và sẽ cho bạn biết khi nào là lúc bạn cần nhảy vào tương tác. Thông báo về khách hàng tiềm năng của bạn tải xuống một case study? Đó là một dấu hiệu cho thấy họ đang tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn. Đây sẽ là cơ hội tốt để tạo một email, thông báo cho khách hàng tiềm năng của bạn về một sự kiện mà doanh nghiệp của bạn đang tổ chức. Bạn thậm chí có thể đính kèm một lời mời để kiểm tra tỷ lệ phản hồi. Trong CRM, tất cả các tương tác này được ghi lại trong hồ sơ khách hàng tiềm năng tương ứng theo dạng dòng thời gian.
5. Báo cáo nâng cao
Mỗi doanh nghiệp cần định lượng những công việc mình đã làm được. Excel cung cấp cho bạn các bảng trụ, biểu đồ thanh và biểu đồ hình tròn, nhưng có giới hạn về lượng dữ liệu mà nó có thể xử lý. Đối với các báo cáo phức tạp trên các mốc thời gian và liên quan đến một số lượng lớn các bản ghi, Excel xuất hiện ngắn. CRM bán hàng cho phép bạn tạo một loạt các báo cáo theo yêu cầu; họ thậm chí có mẫu cho các trường hợp sử dụng phổ biến. Khi nói đến việc tạo dữ liệu theo cách bạn hình dung, CRM bán hàng có nhiều khả năng hơn Excel.
6. Tích hợp
Dĩ nhiên, không thể tích hợp Excel với các phần mềm kinh doanh khác. Mặt khác, CRM bán hàng tích hợp với nhiều công cụ trong vũ trụ kinh doanh. Nếu bạn đang duy trì danh sách gửi thư trên MailChimp, bạn có thể dễ dàng tích hợp CRM của bạn với MailChimp và quản lý các chiến dịch tiếp thị và bán hàng của bạn từ một nền tảng.
7. Bảo mật dữ liệu
Tài liệu Excel luôn có nguy cơ bị chia sẻ mà có thể bạn không hay biết. Các file Excel có thể dễ dàng bị sao chép và chia sẻ. Nhưng với các CRM dựa trên đám mây, dữ liệu của bạn được bảo mật ngay cả khi bạn không ở văn phòng. Mỗi CRM có những cách khác nhau để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật của khách hàng. Hãy tìm hiểu rõ về giao thức bảo mật CRM trước khi quyết định mua.
Chẳng hạn như phần mềm CRM của HubSpot, HubSpot luôn nỗ lực tìm cách và cung cấp thêm tùy chọn để bảo mật tài khoản của người dùng với nhiều cách thức.
8. Tùy biến
Với Excel, những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được. Bố cục vẫn giữ nguyên, bạn không thể tự tạo một hồ sơ cho mình và về cơ bản bạn chơi theo quy tắc Excel. Với CRM, tạo hồ sơ là tiêu chuẩn. Nếu doanh nghiệp của bạn là mô hình B2C, bạn thậm chí có thể chọn không bao gồm trường thông tin Tên công ty trong hồ sơ khách hàng của bạn nếu nó không liên quan.
Cả Excel và CRM đều là các công cụ tiện ích cao, nhưng chúng được thiết kế cho các nhu cầu khác nhau. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ dễ sử dụng, đảm nhiệm mọi thứ liên quan đến doanh số của bạn, thì CRM sẽ là lựa chọn tốt hơn.
HubSpot CRM được xây dựng dựa trên các khó khăn của khách hàng: khách hàng không phải kết hợp quá nhiều công cụ cho các nhu cầu bán hàng cơ bản. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đang vật lộn với vấn đề này, và đều có thể tận dụng bản miễn phí của HubSpot. Chúng tôi biết rằng thật khó để đầu tư một khoản tiền lớn khi bạn mới chỉ bắt đầu.
Ghé qua và xem xét các tính năng của HubSpot ngay nhé. Nếu bạn hài lòng với những tính năng HubSpot mang lại, hãy đăng ký dùng, hoàn toàn miễn phí.
Thúc đẩy hiệu quả làm việc của đội ngũ Sales và tăng năng suất làm việc, doanh số bán hàng với gói Sale Framework to Grow!
