<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=455820884788908&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
read

Thiết kế quy trình bán hàng của doanh nghiệp thương mại trong Hubspot CRM

By Hiếu Nguyễn

Theo số liệu báo cáo của HubSpot, có đến 60% doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng HubSpot CRM trước đó chưa bao giờ sử dụng hệ thống CRM nào. Bản thân khi chúng tôi tư vấn cho khách hàng, khách hàng đều gặp phải một khó khăn chung về việc sử dụng các tính năng của phần mềm CRM. Chính vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn về cách thiết kế quy trình bán hàng của doanh nghiệp trong Hubspot CRM.

Nhưng đầu tiên, chúng ta hãy nhìn lại một vài khái niệm thường xuất hiện trong hệ thống.

Deals là gì?

Deals là công cụ được sử dụng để theo dõi việc bán hàng của bạn. Chúng được sắp xếp thành nhiều cột cho thấy nhiều giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng. Bạn có thể kéo và thả với những giao dịch riêng lẻ trong quy trình bán hàng của bạn.

Thiet-ke-quy-trinh-ban-hang-cua-doanh-nghiep-trong-HubSpot-01

 

CRM đi kèm với một số giai đoạn giao dịch mặc định đã được cài đặt. Bạn nhất định sẽ được khuyến khích tùy chỉnh các giai đoạn giao dịch để cho thấy quá trình bán hàng riêng của bạn. Nếu bạn không biết cách xây dựng quy trình bán hàng của mình với hàng loạt các cột cũng đừng lo, GrowSteak sẽ giúp bạn làm điều đó qua một quy trình bên dưới giúp bạn có thể tạo ra một quy trình bán hàng của riêng mình.

Đọc thêm: 7 dấu hiệu báo động doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống CRM

Xác định quy trình bán hàng

Bước đầu tiên để thiết lập quy trình bán hàng cho các doanh nghiệp thương mại là phải hiểu hành trình của người mua hàng (buyer’s journey). Nói tóm lại, hành trình của người mua hàng là quá trình nghiên cứu hoạt động mà người mua hàng tiềm năng trải qua khi mua hàng. Nhiệm vụ của bạn trong vai trò người bán hàng  là sẽ giúp người mua trong quy trình này.

Khi bạn biết hành trình mà người mua hàng trải qua, bạn có thể thiết kế một quy trình bán hàng để giúp khách hàng điều hướng hành trình đó. Có thể bạn đã có một số ý tưởng về quy trình này rồi, nhưng để hình thành nó có thể mất một số công đoạn. Đây là một cách để xây dựng nó.

Hãy thử vài phút suy nghĩ mọi thứ có thể xảy ra để một người lạ quan tâm về sản phẩm/dịch vụ trở thành khách hàng. Viết những vài điểm chạm quan trọng theo thứ tự thời gian. Sắp xếp nó giống như một dòng thời gian và chia nó thành hai hàng: một cho những hành động mà bạn thực hiện, và một cho những hành động người mua thực hiện.

Khi bạn đã hoàn tất, bạn nên có mỗi bước đi khả thi cho cả mỗi hành động bạn phải làm bao gồm kể cả những thứ không thích nhưng vẫn cố gắng tìm thời gian để đáp ứng. Nó sẽ giống như thế này:

 

Thiet-ke-quy-trinh-ban-hang-cua-doanh-nghiep-trong-HubSpot-02-1

 

Hãy tiến hành như sau.

Những bước nào trong số này bao gồm ở trên, bước nào phải được thực hành mỗi giai đoạn?

Những bước nào bạn sẽ không bao giờ, chưa bao giờ bỏ qua, thậm chí nếu bạn có thể?

Bước 1, 2 , và 3: Xác định, liên lạc, và gặp mặt.

Ba bước đầu tiên là để xác định khách hàng tiềm năng, liên lạc với họ, và sắp xếp thời gian gặp mặt. Quy trình này là bắt buộc, nhưng bạn sẽ bỏ qua giai đoạn trên nếu bạn có thể tìm ra cách để đốt cháy quy trình trên hay không?

Nếu bạn trả lời “có” , hãy tiếp tục và bỏ qua những bước này. Mặc dù quy trình này thường được áp dụng, nhưng hãy đảm bảo không có gì bị thiếu sót nếu bạn bỏ qua giai đoạn.

Bước 4: Giới thiệu và đánh giá.

Di chuyển đến bước tiếp theo là dòng thời gian, tại bước này sẽ là một cuộc họp giữa bạn và người mua. Đây là giai đoạn bạn đang giới thiệu và người mua sẽ đánh giá nó, điều này mang đến nhiều cơ hội quan trọng cho bạn. Bạn muốn chắc chắn người mua phù hợp với giải pháp bạn đưa ra và nó thật sự giải quyết được vấn đề của họ. Nếu bạn bỏ qua bước này có thể dẫn đến thông tin sai lệch và sự không hài lòng trong tương lai. Vì đây là một bước quan trọng cho cả bạn và người mua, như vậy chúng ta phải giữ lại bước này trong quy trình của bán hàng.

Đọc thêm: 10 Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp cho Sales trong năm 2019

Bước 5: Theo dõi

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng nên là theo dõi, rất có thể bạn bỏ nhiều thời gian theo dõi khách hàng, nhưng hãy đặt câu hỏi là nếu bạn không thực hiện bước này thì có ảnh hưởng gì không?. Nếu người mua vừa mới hành động tức thời, quy trình bán hàng của bạn sẽ đơn giản hơn và thú vị hơn với bạn không?. Nhưng chúng tôi muốn chia sẻ với bạn rằng quy trình bán hàng của bạn có thể bỏ qua bước này, với chúng tôi sẽ gạch bỏ nó ra khỏi quy trình bán hàng của mình.

Bước 6: Thảo luận

Tiếp theo, người mua thảo luận về giải pháp của bạn với người đưa ra quyết định. Đây là một bước nội bộ mà người mua thực hiện nếu họ không phải là người đưa ra quyết định duy nhất. Còn nếu, người mua là người đưa ra quyết định duy nhất thì bước này sẽ không xảy ra bởi vì nó rõ ràng không cần thiết trong giai đoạn bán hàng, và chúng tôi sẽ loại nó khỏi quy trình bán hàng.

Bước 7 : Thương Lượng

Tiếp theo, bạn sắp xếp thời gian để thương lượng với người ra quyết định. Một lần nữa, sắp xếp lịch là một nhiệm vụ hành chính mà bạn muốn bỏ qua. Thêm vào đó nếu người mà bạn gặp ban đầu là người quyết định duy nhất, thì đây là điều bạn có thể quan tâm trong cuộc gặp mặt đầu tiên. Vì thế, chúng tôi cũng sẽ loại bỏ bước này trong quy trình của mình.

Bước 8: Chỉ dẫn và đánh giá

Trong bước tiếp theo, bạn chỉ dẫn người ra quyết định và họ đánh giá. Tùy thuộc vào quy trình bán hàng của bạn, bước này sẽ không thể bỏ qua, ngay cả khi người bạn gặp ban đầu là người quyết định duy nhất . Đây sẽ là bước bạn đàm phán về giá cả, soạn thảo các điều khoản hợp đồng, và chú trọng đến việc kinh doanh quan trọng khác. Vì vậy, quy trình bán hàng của bạn không thể bỏ qua bước này.

Bước 9: Phê duyệt

Tiếp theo, người đưa ra quyết định chấp nhận mua hàng, nếu không có bước phê duyệt này, việc bán hàng không thể tiếp tục, vì thế bạn hãy áp dụng nó vào quy trình bán hàng của mình.

Bước 10, và 11: Hợp đồng

Sau khi hoàn thành bước trên, bạn sẽ tiến hành gửi hợp đồng và theo dõi khi làm. Đây là một hành động khác, nếu thiếu bước này quy trình bán hàng của bạn sẽ bị chặn đứng vì đây là bước quan trọng phải có trong quy trình để thực hiện bước cuối cùng tiếp theo.

Bước 12: chốt đơn hàng

Bước cuối cùng trong quy trình bán hàng, người mua ký hợp đồng và trả hợp đồng. Đây là giai đoạn cuối cùng để chốt đơn hàng và thu lợi nhuận về cho công ty. Nên đây là bước rất cần thiết nằm trong quy trình.

Bây giờ chúng tôi sẽ áp dụng quy trình trên sau khi tinh gọn và lọc bỏ, giờ chỉ còn 5 bước trong quy trình được áp dụng.

Thiet-ke-quy-trinh-ban-hang-cua-doanh-nghiep-trong-HubSpot-03-1

Đây là bản chất của quy trình bán hàng mà chúng tôi áp dụng cho doanh nghiệp mình, nhưng nó sẽ cần được tinh chỉnh thêm một chút trước khi có thể chuyển thành các giai đoạn thỏa thuận trong bán hàng.

Chuyển đổi quy trình bán hàng của bạn thành các giai đoạn bán hàng.

Các bước bán hàng của bạn nên đưa ra rõ ràng về việc chốt đơn hàng đang trong vòng chờ như thế nào. Khi nhắc đến dự đoán doanh thu hàng tháng, bạn muốn các bước bán hàng của mình có càng nhiều dự đoán càng tốt. Để có thể làm được việc này hiệu quả, mỗi giai đoạn cần có 3 đặc điểm.

  1. Phải thực tế - đây là một bước dựa trên hành động thực tế đã được thực hiện thay vì dựa vào cảm giác hay trực giác từ bạn hoặc người mua.
  2. Kiểm tra được - bước này là lúc kiểm tra dựa trên một số loại hồ sơ được sử dụng để chứng minh hành động đã được thực hiện.
  3. Lấy người mua làm trung tâm- Cuối cùng, chính là dựa vào hành động người mua sẽ chốt đơn hàng. Đại diện bán hàng có mặt để giúp đỡ điều này, họ dựa trên các giai đoạn bán hàng mà người mua thực hiện càng nhiều càng tốt.

Hãy sử dụng 3 đặc điểm này để kiểm tra lại mỗi bước trong quy trình bán hàng mẫu của bạn nhé.

Bước đầu tiên là một cuộc họp giữa người mua và người bán để giới thiệu sản phẩm.

Điều này thực tế bời vì một cuộc họp đòi hỏi phải có hành động trong thực tế từ cả người bán và người mua. Nó cũng có thể kiểm tra được bởi vì có những bằng chứng cho thấy nó đã xảy ra như sự kiện đặt lịch, ghi âm cuộc họp trên web, một cuộc gọi, hoặc một email theo dõi. Sau cùng để thực hiện bước này thành trung tâm người mua, chúng tôi gọi nó là “ đánh giá sản phẩm” bởi vì đó là những gì người mua vẫn đang làm khi mua hàng.

Cuộc họp thứ hai cũng phải thực tế và có thể kiểm tra với cùng lý do như cuộc họp đầu tiên. Chúng tôi gọi bước này là “đánh giá người đưa ra quyết định” để làm nó trở thành trung tâm người mua.

Bước tiếp theo là để người ra quyết định chấp nhận mua hàng.

Điều này có thể hoặc không thực tế bởi vì người quyết định có thể sẽ không làm gì nhiều hơn là nhún vai và nói “ổn thôi”. Nó cũng có thể không kiểm tra được vì nhiều lý do bạn sẽ không chắc chắn khi nào nó xảy ra cho đến khi hợp động được trả lại. Nó không thực tế hoặc không thể kiểm tra được, vì thế chúng ta sẽ loại nó ra khỏi quy trình.

Bước tiếp theo là gửi hợp đồng, nó phải thực tế và kiểm tra được nhưng nó là hành động người bán thay thay vì của người mua. Khi bạn có một bước thực tế và đo lường được, đây là trung tâm người bán, hãy hỏi bản thân bạn điều này trông như thế nào đối với người mua. Trong trường hợp, người mua đang chờ nhận hợp đồng, có nghĩa là hợp đồng đã được chấp nhận, tại bước này sẽ lấy người mua là trung tâm. Điều này thực tế vì nó đòi hỏi người mua phải gửi hợp đồng và nó cũng có thể kiểm tra khi hợp đồng đã được gửi trong một email theo dõi.

Bước cuối cùng là ký và trả hợp đồng.

Đây là bước thực tế và kiểm tra, và nó là hành động của người mua vì vậy nó phải hoàn hảo.

Điều cuối cùng bạn cần làm là đảm bảo không có bước nào trong số này là dư thừa. Nhìn chung, khi nhắc đến việc xây dựng các giai đoạn bán hàng, chúng tôi nhớ đến câu ngạn ngữ “ít hơn là nhiều hơn”. Bạn càng có nhiều bước thì quy trình bán hàng của bạn trở nên càng phức tạp và khó hiểu hơn. Một cách đơn giản để loại bỏ những bước bán hàng phụ là hãy để mắt tới sự dư thừa, vì thế hãy xem qua quy trình bán hàng này một lần nữa và loại bỏ bất kỳ bước trùng lặp nào.

Một lần nữa, trong ví dụ này chúng tôi đưa ra hai cuộc họp là rất cần thiết cho quy trình bán hàng của bạn, vì thế chúng ta sẽ phải có trong quy trình 2 cuộc họp này.

Trong bước này cũng bao gồm việc nhận hợp đồng.

Chúng tôi tự hỏi nếu đây là khác biệt đáng kể so với “ký/trả hợp đồng”. Nếu bạn nghĩ về điều này trong vài giây, việc nhận hợp đồng không cần thiết phải loại bỏ ra khỏi quy trình bán hàng. Khi người mua nhận hợp đồng nhưng không bao giờ ký và trả lại thì rõ ràng việc bán hàng thực sự không tiến triển. Mặc dù nhận hợp đồng đáp ứng cả 3 điều kiện, nhưng nó không quan trọng lắm cho đến khi người mua ký và trả lại hợp đồng. Do đó, việc ký và trả lại hợp đồng quan trọng hơn, nên bước nhận hợp đồng sẽ không nằm trong quy trình bán hàng của chúng tôi thay vào đó là giai đoạn ký và trả lại hợp đồng.

Từ quá trình 12 bước đến quá trình 3 bước

Tất cả ba bước này là bắt buộc cho mỗi lần bán hàng, chúng thực tế và dễ kiểm tra và lấy người mua là trung tâm nhưng không dư thừa. Nó là một quy trình bán hàng khá tốt.

Bây giờ hãy chuyển nó thành giai đoạn bán hàng, các hành đồng trong quy trình bán hàng của bạn là những dấu hiệu cho thấy giao dịch đã chuyển từ bước này sang bước khác, vì vậy tên của các giai đoạn bán hàng sẽ là ghi nhận quá khứ từ những hành động này. Nghe có vẻ phức tạp nhưng nó lại rất dễ dàng được minh họa dưới đây:

- Đánh giá sản phẩm → Sản phẩm đã được đánh giá

- Người quyết định đánh giá → Đã đánh giá bởi người quyết định

- Ký/trả lại hợp đồng → Hợp đồng đã ký và trả lại.

Khi bạn đã chuyển quy trình bán hàng của bạn thành các giai đoạn giao dịch như thế này, sẽ có 2 bước bổ sung bạn muốn thêm vào : giai đoạn “Xem xét” và giai đoạn “Chốt đơn”. Bạn có thể gọi những giai đoạn này theo bất cứ tên nào bạn muốn, nhưng nó có ý nghĩa gì:

- Giai đoạn nhận thức - đây là giai đoạn bạn sẽ đặt những giao dịch bạn tạo ra đầu tiên. Chúng nằm trước giai đoạn đầu tiên và dành cho những khách hàng tiềm năng đã tiếp cận nhưng chưa hành động. Một cái tên phổ biến cho giai đoạn này là “Cuộc hẹn được lên lịch”, nhưng nếu bạn muốn đặt bất cứ tên gì thể hiện tốt nhất theo cách lần đầu tiên mà khách hàng tiềm năng của bạn quan tâm đến các giải pháp của bạn.

- Giai đoạn chốt đơn thất bại - không phải mọi giao dịch đều có thể tiến xa, vì vậy thật tốt khi có một bước mà bạn có thể đặt những giao dịch không thực hiện được. Khi một khách hàng tiềm năng nói với bạn rằng họ không muốn tiếp tục, hãy chuyển giao dịch của họ đến bước này để giữ nó không mất dự báo doanh thu.

Việc bổ sung hai yếu tố này, chúng tôi có tổng cộng 5 bước như sau: Nhận thức, Sản phẩm được đánh giá, Đánh giá bởi người quyết định, Ký và trả hợp đồng, và Chốt đơn thất bại. Đây là quy trình bán hàng vững chắc.

Bây giờ bạn có thể áp dụng 5 giai đoạn bán hàng này cho hệ thống CRM của mình với mỗi giai đoạn tương những những điều kiện đặt ra. Thêm vào đó, các giai đoạn phải xây dựng đồng nhất trong quy trình của bạn, và bạn có thể đưa ra dự đoán doanh thu đáng tin cậy cho mỗi tháng.

Với GrowSteak chúng tôi đã áp dụng theo nguyên tắc trên cho quy trình bán hàng của doanh nghiệp mình, và cũng đã giúp nhiều doanh nghiệp khác xây dựng một quy trình chuẩn chỉnh dựa trên phương pháp Inbound Sales của HubSpot. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các giải pháp gói dịch vụ Sales Frame to Grow đến khách hàng có dự định sử dụng hệ thống Sales Hub, đội ngũ chuyên gia của GrowSteak sẽ hỗ trợ huấn luyện và triển khai với Sales Automation cho doanh nghiệp khi áp dụng gói này. Nếu bạn đang muốn triển tìm hiểu và triển khai Sales Automation đừng chần chừ liên hệ với chúng tôi, một đối tác “Bạch kim” duy nhất của HubSpot tại Việt Nam nơi bạn có thể tin tưởng mang lại hiệu quả như mong đợi.

New Call-to-action

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tags: INBOUND SALES, CRM

Bạn đã tải bộ Template này chưa?

Bộ Template này giúp bạn lập kế hoạch các chiến dịch Social Marketing hiệu quả và dễ dàng hơn.

10templates-01-1