Tổng quan về Báo cáo bán hàng nhà quản lý nên biết

Hãy tìm hiểu xem mức độ quan trọng của báo cáo bán hàng để bạn có thể tạo ra cho doanh nghiệp mình một báo cáo chỉnh chu và chính xác nhất.

Báo cáo bán hàng là gì và tại sao lại cần nó?

Quản lý đội ngũ bán hàng không chỉ tăng thêm doanh số vào cuối tuần, tháng, hoặc quý. Một trong những yếu tố làm cho người quản lý bán hàng hiệu quả là hiểu biết về quy trình bán hàng: bao nhiêu lần liên lạc, hoặc hoạt động có thể đi đến chốt đơn hàng; hay một đơn hàng sẽ mất bao lâu trên quy trình bán hàng (sales pipeline),và bạn cũng có thể kiểm soát được đơn hàng đang được đặt ở đâu. - Và quy trình sẽ liên tiếp cho những đơn hàng khác theo trình tự đó.

Báo cáo bán hàng là nơi mà các nhà quản lý bán hàng có thể có được insight về quy trình và các hoạt động, chiến lược và phân tích bán hàng thành công. Nó tạo ra một quy trình theo dõi thông tin ở mọi bước bán hàng và phân tích dữ liệu doanh nghiệp của bạn phát triển nhất ở giai đoạn nào của quy trình và đồng thời cũng xác định giai đoạn nào cần cải thiện cùng với chiến lược bán hàng.

Có nhiều chỉ số để đo lường sự tăng trưởng của doanh nghiệp hơn là dựa vào doanh thu bạn có, bạn cần phải xác định điều gì đang thúc đẩy doanh số để tìm ra cách duy trì chúng khi thị trường của bạn phát triển.

Khi bạn có insight đằng sau những con số dữ liệu và kết quả, bạn sẽ có sự thấu hiểu rõ ràng hơn về đội ngũ bán hàng của mình để có thể đưa ra nỗ lực số lượng sản suất đối với sản phẩm, hay chất lượng trong ngành dịch vụ, thời gian, nhu cầu việc làm, giá cả, và những điều cần thiết khác làm cho doanh nghiệp của bạn phát triển.

Cụ thể hơn thì báo cáo bán hàng có thể giúp bạn trả lời những câu hỏi này và nhiều hơn thế nữa:

• Tại sao đội ngũ của bạn có nhiều khách hàng tiềm năng nhưng không chốt được đơn hàng?
• Tại sao chỉ có một nhân viên có thể phá vỡ kỷ luật bán hàng còn những nhân viên khác không thể đưa đơn hàng qua giai đoạn thứ hai của quy trình bán hàng?
• Bạn đang trên đường chạm đến mục tiêu hàng năm của mình hay bạn cần phải điều chỉnh quyết liệt cho quy trình bán hàng của mình?

Đọc thêm: 10 lỗi chốt sale dân bán hàng cần tránh nếu muốn thành công

Thêm vào đó, hãy nhớ các nhân viên bán hàng có xu hướng thích sự cạnh tranh ít hơn, vì thế bạn hãy cho họ thấy mối tương quan của họ với những người khác thay vì cạnh tranh có thể thúc đẩy hiệu suất cao hơn cho đội ngũ của bạn.

Nên báo cáo về cái gì, làm như thế nào, và tần suất ra sao?

Số liệu bán hàng là chỉ số có thể đo lường cho bạn biết từng khía cạnh của hoạt động bán hàng của bạn đang diễn ra như thế nào và liệu bạn có thể đạt được mục tiêu của mình hay không. Các chỉ số giúp bạn làm rõ những giai đoạn nào có hiệu suất tốt và cũng như hiệu suất kém.

Có vô số điều bạn có thể báo cáo nhưng tất cả đều có chung mục tiêu là đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của công ty và đo lường những chỉ số cho phép bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất. Nếu một số liệu nào đó không liên quan đến việc đưa khách hàng tiềm năng của bạn trở thành khách hàng hãy bỏ qua nó để tiết kiệm thời gian tập chung vào những yếu tố chính.

Đây là một vài dữ liệu cơ bản bạn có thể sử dụng khi bắt đầu với việc làm báo cáo của mình:

• Số đơn hàng trong quy trình bán hàng: nó là tổng số đơn hàng bạn có hay khách hàng tiềm năng, không chỉ quan trọng để biết họ đến từ công ty nào, và khi nào thì có thể chốt đơn hàng và thu lợi nhuận về cho doanh nghiệp.
• Gía trị đơn hàng: số lượng hợp đồng bán hàng có giá trị khác nhau phụ thuộc vào các nhân tố, nhưng bạn cần xác định giá trị đơn hàng trong quy trình bán hàng của bạn để dự đoán bán hàng và chiến lược nhanh chóng.
• Tỷ lệ chuyển đổi (tỷ lệ chốt đơn): xác định số đơn hàng trung bình mà bạn cần chốt một đơn hàng dựa trên kết quả trước đó.
• Vận tốc bán hàng (thời gian chu kỳ bán hàng): Vận tốc bán hàng đề cập đến thời gian trung bình để khách hàng tiềm năng đi vào quy trình bán hàng và trải qua từng giai đoạn bán hàng đến khi chốt đơn hàng.

Bạn nên đặt ra các mục tiêu cho từng giai đoạn của quy trình bán hàng, nó có thể gặp khó khăn khi tìm để có thể đạt những mục tiêu đó khi bạn mới bắt đầu nhưng hãy nhớ kết quả không phải đến liền chỉ sau 1 đêm vì đó là một quá trình. Sau khi bạn theo dõi các hoạt động trong một thời gian, bạn nên bắt đầu nhìn vào giá trị trong báo cáo bán hàng của bạn.

Làm thế nào để quản lý báo cáo quản lý bán hàng?

Trong thời đại kỹ thuật số lên ngôi các doanh nghiệp luôn muốn sử dụng công cụ tiện ích như CRM tận dụng khả năng báo cáo tích hợp để doanh nghiệp có thể theo dõi nhất quán và trực quan dữ liệu của bạn.

Với báo cáo cho phép bạn thấy tổng quan về các hoạt động bán hàng và nhanh chóng thấy được đội ngũ bán hàng của bạn đang hoạt động như thế nào, so sánh kết quả của họ và cũng như xác định những cơ hội để cải thiện tình trạng bán hàng của doanh nghiệp. Nếu bạn chưa sẵn sàng sử dụng CRM thì bạn cũng có thể tạo báo cáo trên Excel.

Khi có một quy trình chuẩn chỉnh này nằm trong một nơi thì người quản lý không cần phải giám sát các hoạt động của đội ngũ trong thực tế mất thời gian. Cách hiệu quả nhất vẫn là tiến hành phân tích định tính cũng như định lượng và báo cáo xác nhận quy trình bán hàng của bạn. Cuối cùng bạn dựa trên đó để đặt câu hỏi với nhóm của bạn nếu thực sự muốn cải thiện những thiếu sót cho thấy trong báo cáo.

Đặc biệt hơn, bạn phải giúp đội ngũ của bạn đưa ra những lời khuyên khi đã có báo cáo vì họ cũng có khả năng không hiểu tại sao lại có những vấn đề đang diễn ra trong giai đoạn như vậy khi nhìn vào báo cáo.

Với những gì một báo cáo bán hàng có thể mang lại giúp doanh nghiệp bạn khắc phục những điểm yếu trong một quy trình bán hàng. Các doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng hệ thống CRM trong thời đại “4.0” này để tiết kiệm thời gian và bắt kịp xu hướng thị trường nâng cao giá trị doanh nghiệp.